Sekilas Komunikasi Internal

Definisi dan Konsep Komunikasi Internal

Komunikasi Internal adalah bentuk komunikasi yang terjadi di dalam sebuah organisasi, terjadi karena terdapat sebuah struktur dalam organisasi dan bertujuan untuk meningkatkan kinerja SDM dalam organisasi. Dalam organisasi memiliki seorang manajer yang memiliki beberapa peran seperti peran manajerial, peran antarpribadi, peran informasional, dan peran keputusan. Antar struktur organisasi terjadi pertukaran informasi dan harus terjalin hubungan komunikasi yang baik, dimana antar struktrunya memiliki peran masing-masing untuk mencapai tujuan organisasi. Pertukaran informasi itu dapat berupa penetapan tujuan, menetapkan tujuan, merekrut staf, pelayanan pelanggan, negosiasi, memproduksi produk, dan berinteraksi dengan peraturan. Kualitas komunikasi dalam organisasi ditentukan dari frekuensi dan intensitasnya, dan konflik tidak bisa dihindarkan pada sebuah organisasi.

Dalam komunikasi organisasi terdapat pola komunikasi yang secara umum dibagi 2. Pertama adalah saluran komunikasi formal, yang terdiri Komunikasi dari atas ke bawah (alur pesan berasal dari pimpinan ditujukan pada karyawan). Komunikasi dari bawah ke atas (alur pesan berasal dari karyawan ditujukan pada pimpinan). Komunikasi horisontal (terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar/sederajat). Komunikasi diagonal (melibatkan komunikasi antara dua tingkat organisasi yang berbeda). Kelemahan dari saluran komunikasi formal adalah Komunikasi formal “dianggap” terlalu ribet karena membutuhkan dokumen dan waktu lebih lama untuk menyampaikan informasi kepada “si pengambil keputusan”. Sementara saluran komunikasi informal bersifat luwes, fleksibel, tidak terikat aturan, waktu.

Dalam organiasi diperlukan adanya pengelolaan komunikasi yang baik untuk menangani beberapa masalah. Penanganan terhadap pesan rutin, untuk memaksimalkan manfaat dan meminimkan biaya, manajer bisa melakukan pengurangan jumlah pesan masuk atau pesan keluar, pemberian instruksi yang jelas kepada departemen terkait,penyerahan tanggung jawab “penyeleksian” kepada seseorang yang dinilai mampu dan pemberIan latihan kepada petugas tersebut. Penanganan Krisis Komunikasi, manajer bisa melakuka pembentukan tim darurat yang mampu bekerja di bawah tekanan waktu, dan lihai dalam krisis, mendorong pimpinan puncak segera mengambil tindakan, menciptakan pusat informasi yang mudah diakses, bersikap jujur dan terbuka, membantu perusahaan mengimplementasikan keputusan. Untuk mengelola komunikasi dibutuhkan keterampilan berkomunikasi yang bisa ditingkatkan dengan cara, membaca, mendengarkan, membuat percakapan menarik, melakukan wawancara, berdiskusi dengan kelompok kecil, berpidato dan presentasi, menulis surat, memo, dan laporan.

Publik Internal.

Publik internal menurut Bachtiar Aly, UT, 1995 adalah orang-orang yang bergiatdalam organisasidan yang secara fungsional memiliki tugas dan pekerjaan serta hak dan kewajiban tertentu. Publik internal dilakukan oleh seorang PR, ditujukan untuk menciptakan iklim kerja yang baikdan kegiatan operasional perusahaan akan berjalan dengan lancar. Beberapa bentuk hubungan publik internal yaitu, hubungan dengan karyawan karena karyawan merupakan, ujung tombak perusahaanyang membutuhkan dukungan untuk membela kepentingan mereka,mereka mudah dipicu oleh isu, rumors negatif padahal mereka merupakan sumber suara potensial di dalam pemilihan umum dan sumber empati dari pers/media.Hubungan dengan pemegang saham yang dapat dilakukan dengan Menyatakan selamat kepada pemegang saham yang baru, memberikan laporan rutin mengenai perkembangan perusahaan, mengirimkan majalah organisasi, dan mengadakan pertemuan face to face. Hubungan dengan para manajer dapat dilakukan dengan cara memberlakukan adanya uang tunjangan jabatan, kegiatan coffee morning diantara para manajer, koordinasi kerja antar bagian, menyediakan alat transportasi bagi kepentingan dinas. Dan yang terahir adalah hubungan dengan para buruh, hubungan ini ditujukan untuk menjaga keharmonisan antara buruh dan pimpinan.

Investor relations ada pada organisasi bisnis atau perusahaan yang menjual sahamnya kepada masyarakat melalui pasar modal (go public) yang dilakukan oleh pemegang saham, manajemen perusahaan, penasehat perusahaan, pemberi pinjaman, pihak luar yang berpengaruh.Investor Relations (IR), bisa dijumpai di BAPEPAM (Badan Pengawas Pasar Modal), bursa efek, dan media massa. Tugas investor relation adalah mengikuti perkembangan bursa saham, menyediakan informasi mengenai kondisi perusahaan kepada masyarakat keuangan, memberikan saran kepada manajemen terkait saham perusahaan, memberikan jawaban terhadap berbagai pertanyaan bidang keuangan.

        Fungsi Humas Internal.

Kegiatan humas internal untuk publik internal yang bertujuan untuk meningkatkan motivasi karyawan, dan meningkatkan kepercayaan karyawan terhadap perusahaan. Kegiatan ini dilakukan untuk memberikan informasi pada karyawan secara keseluruhan dan bersama-sama. Bentuk Hubungan Internal dalam Lembaga Pendidikan:

1. Hubungan dengan publik pimpinan
2. Hubungan dengan publik fakultas
3. Hubungan dengan publik pegawai
4. Hubungan dengan publik yayasan
5. Hubungan dengan publik dewan komisaris
6. Hubungan dengan publik dosen
7. Hubungan dengan publik mahasiswa/pelajar

Contoh penilaian publik internal terhadap peran humas

THESIS: “Penilaian Publik Internal Terhadap Peran Humas (Studi Kasus Terhadap PDAM Tirta Pakuan Kota Bogor)”

Dinaryati Hidayat, Rossy, 2005

Dari hasil penelitian menunjukkan bahwa:

1. Karyawan yang muda skor penilaiannya buruk terhadap peranan humas sedangkan karyawan yang tua bagus
2. karyawan laki-laki memperlihatkan penilaian yang tinggi terhadap peran humas dan karyawan berjenis kelamin perempuan bagus
3. karyawan baru memperlihatkan penilaian yang tinggi terhadap peran humas dan karyawan yang lama rendah
4. Tidak terdapat hubungan antara penilaian publik internal terhadap peranan humas dengan motivasi kerja karyawan. Hal ini dikarenakan motivasi karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya lebih disokong oleh unit kerja sumber daya manusia yang lebih banyak bersentuhan dengan kebutuhan, permasalahan dan solusinya, sehingga tidak ada hubungannya dengan unit kerja humas.
5. Tidak terdapat hubungan antara penilaian publik internal terhadap peranan humas dengan loyalitas kerja karyawan. Karyawan sama-sama memiliki loyalitas yang tinggi. Hal ini dikarenakan loyalitas karyawan lebih dipengaruhi oleh dedikasi terhadap perusahaan, perasaan memiliki, perasaan terbuka terhadap kritik dan saran dan berbagai indikator loyalitas lainnya. Semua hal yang berkaitan dengan loyalitas karyawan tersebut dipupuk oleh unit kerja sumber daya manusia yang bersentuhan langsung dengan karyawan, sehingga tidak ada hubungannya dengan unit kerja humas.
6. Tidak terdapat hubungan antara penilaian publik internal terhadap peranan humas dengan kinerja karyawan, karena semua karyawan sama-sama memiliki kinerja yang tinggi

Komunikasi Multikultural.

Komunikasi multikultural muncul dari pemahaman tentang multikulturalisme. Dalam istilah multikulturalisme terkandung dua pengertian yang sangat kompleks yaitu ”multi” yang berarti plural dan ”kulturalisme” yang artinya kultur atau budaya. Plural selain mengandung arti yang berjenis-jenis, juga mempunyai implikasi politis, sosial, dan ekonomi. Oleh sebab itu, multikulturalisme erat kaitannya dengan pluralisme dalam prinsip demokrasi.

Multikulturalisme menjadi semacam respons kebijakan baru terhadap keragaman adanya komunitas-komunitas yang berbeda saja tidak cukup; sebab yang terpenting adalah bahwa komunitas-komunitas itu diperlakukan sama.Setiap entitas sosial dan budaya masih tetap membawa serta jati dirinya, tidak terlebur kemudian hilang, tetapi juga tidak diperlihatkan sebagai kebanggaanmelebihi penghargaan terhadap entitas lain. Jadi, pada intinya multikulturalisme adalah sebuah perspektif alternatif untuk mengatasi pertentangan dan konflik sosial bernuansa etnis, agama, ras.

Aplikasi komunikasi multikulturalisme dalam organisasi adalah sebagai contoh dalam perusahaan HSBC. HSBC menghargaikeberagamanbudaya. “Diversity is central to our brand,” demikiankutipanpernyataan yang terdapat di situsresmi HSBC. HSBC jugamenyesuaikanpenghargaannyaterhadapbudayadengantagline yang dimilikinyayaitu “world’s local bank” yang selaludiselipkan di setiapiklan-iklannya di seluruhdunia.

Beberapahal yang diterapkan HSBC untukmenghargaimultikulturalitasdalamorganisasinya:

1. Pemahamanterhadappentingnyakontribusitiapindividuuntukkesuksesanorganisasi.
2. Memaksimalkanpotensimerekadanmemberimerekainspirasi
3. Menciptakankerangkanilaidanperilakusebagaipanduan
4. Menciptakanprinsipdasar yang mendefinisikanorganisasinya.

Budaya Organisasi

Wirawan (2007:10) mendefinisikan budaya organisasi sebagai norma, nilai-nilai, asumsi, kepercayaan, filsafat, kebiasaan organisasi, dan sebagainya yang dikembangkan dalam waktu yang lama oleh pendiri, pemimpin dan anggota organisasi yang disosialisasikan dan diajarkan kepada anggota baru serta diimplementasikan dalam  aktivitas organisasi sehingga mempengaruhi pola pikir, sikap, dan perilaku anggota organisasi dalam memproduksi produk, melayani konsumen dan mencapai tujuan organisasi. Manfaat budaya organisasi dalam organisasi/perusahaan adalah :

1. membantu mengarahkan  sumber daya pada pencapaian visi, misi, dan tujuanorganisasi.
2. meningkatkan kekompakan tim antar berbagai departemen, divisi atau unit dalam organisasi sehingga mampu menjadi perekat yang mengikat orang dalam organisasi bersama-sama.
3. membentuk perilaku karyawan sehingga memungkinkan organisasi bekerja dengan lebih efisien dan efektif.
4. meningkatkan motivasi karyawan dengan memberi mereka perasaan memiliki, loyalitas, kepercayaan dan nilai-nilai, dan mendorong mereka berpikir positif tentang mereka dan organisasi.
5. memperbaiki perilaku dan motivasi sumber daya manusia sehingga meningkatkan kinerjanya dan pada gilirannya akan meningkatkan kinerja organisasi untuk mencapai tujuan organisasi.

Tujuan implementasi Budaya Organisasi menurut Robbins (2002) :

1.      Budaya memiliki suatu peran batas-batas penentu: yaitu, budaya menciptakan  perbedaan antara satu organisasi dan organisasi lain.

2.      budaya berfungsi untuk menyampaikan rasa identitas kepadaanggota-anggota organisasi.

3.      budaya mempermudah penerusan komitmen hingga mencapa ibatasan yang lebihluas, melebihi batasan ketertarikan individu.

4.      budaya  mendorong stabilitas sistem sosial. Budaya merupakan suatu ikatan sosial yang membantu mengikat kebersamaan organisasi dengan menyediakan standar-standar yang sesuai mengenai apa yang harus dikatakan dan dilakukan karyawan.

5.      budaya organisasi bertugas sebagai pembentuk perilaku serta sikap karyawan.

Tipe Budaya Organisasi :

1.      Budaya Macho.

Kelebihannya:

Siap menghadapi bisnis yang penuh resiko, tantangan yang kuat, serta umpan balik serba cepat, keras, dinamis, dan kompetisi yang tajam.

Kelemahan-kelemahannya:

a.       Daya tahan lama hampir tidak ada, karena perusahaaan ini berorientasi jangka pendek (product oriented and profit making).

b.      Secara internal lebih mengarah pada persaingan individual, daripada semangat kebersamaan, usaha untuk belajar dari suatu kesalahan akan terabaikan.

2.      Budaya Keras : Biasanya hiperaktif dan agresif.

Kelebihan-kelebihannya:

a.       Para karyawan diberi pelatihan yang maksimal dengan maksud meminimalisir resiko yang mungkin muncul, plus diharapkan dengan umpan balik yang serba cepat meraih penjualan omzet dan keuntungan yang besar, intensif, dan proaktif dalam menjajakan produk-produknya secara agresif kepada calon konsumennya (door to door selling), baik secara langsung maupun tidak langsung.

b.      Mengutamakan prestasi individual, dan berorientasi kerja, agresif, enerjik, mobile, serta mampu melakukan berbagai macam teknik, kontes promosi, eksebisi dan presentasi bisnis dalam upaya meraih penjualan produk sebanyak-banyaknya atau demi memperoleh keuntungan lebih besar.

c.       Setiap tim penjual dan marketer diutamakan memiliki kemampuan dibidang marketing, persuasive dan “daya jual” (selling point) personal yang tinggi.

Kelemahan-kelemahannya:

a.       Mengabaikan pelayanan

b.      Terlena dengan sukses jangka pendek

c.     Perspektif hanya bersifat jangka pendek, hampir sama dengan budaya perusahaan yang menganut tipe macho.

d.      Karyawan sering ganti-ganti dengan alasan tidak memenuhi omzet

3.      Budaya Petaruh : Mengandung resiko untung atau rugi.

Kelebihannya:

Resiko ditekan agar tidak terlalu tinggi dan setiap tindakannya terencana dengan baik serta sistematis.

Kelemahannya: Proses pengambilan keputusan terlalu lama

4.      Budaya Proses (sikap hati-hati/prudential terhadap keputusan yang diambil, menyukai serba keteraturan dan on time)

Kelebihannya:

a. Setiap keputusan yang diambil dilakukan dengan sistematis

b. Mengutamakan kerja tim

Kelemahannya:

a.       Proses pengambilan keputusannya terlalu birokratis dan memakan banyak waktu

b.      Sensitif terhadap isu negatif, dan berita negatif (news negative) baik berasal internal maupun eksternal akan langsung mengganggu nilai-nilai kepercayaan dan citra perusahaan.

Contoh Budaya Organisasi :

Perusahaan PT. Kereta Api (Persero)

Budaya perusahaan “ RELA “ yang diartikan “ Ikhlas Bekerja, berjuang, berkorban dan belajar untuk kemajuan perusahaan: Rela dijabarkan sebagai berikut:

“ R “ (Ramah) à Senantiasa memelihara suasana/menunjukkan sikap ramah tamah dalam melayani semua pelanggan dan dalam bekerjasama dengan mitra-kerja ekstern maupun intern.

“ E “ (Efektif dan Efisien) à Senantiasa mengupayakan dan meningkatkan efektifitas dan efisiens kerja/usaha serta kemampuan mendayagunakan biaya, waktu ataupun berbagai sumber daya lain secara tepat guna dan hemat, dengan menjamin mutu hasil kerja yang lebih baik.

“ L “ (Lancar) à Senantiasa berupaya memelihara/menjamin kelancara pelayanan bagi semua pelanggan, ekstern maupun intern, berikut pelaksanaan pekerjaan yang mendukungnya, untuk dapat memberikan pelayanan yang tepat waktu.

“ A “ (Aman) à Senantiasa memelihara dan berupaya meningkatkan jaminan keamanan/keselamatan pengguna jasa atau barang bawaan ataupun kirimannya serta awak/pekerja berikut aset yang dioperasikannya dan juga lingkungan sekitarnya.

Human Relations Development ( HRD )

Komunikasi persuasif yang dilakukan oleh seseorang kepada orang lain secara tatap muka dalam segala situasi dan dalam semua bidang kehidupan, sehingga menimbulkan kebahagiaan dan kepuasaan hati pada kedua belah pihak. Suksesnya seseorang dalam melaksanakan “Human Relations” karena ia berkomunikasi secara etis, ramah, sopan, menghargai, dan menghormati orang lain.Human Relations ini dilakukan dimana saja : di rumah, pasar, kampus, toko, dalam bis, kereta api, dan sebagainya.

Pada intinya adalah Human Relations merupakan proses interaksi melibatkan perasaan, kata yang diucapkan dalam komunikasi, mencerminkan perasaan dan sikap, proses penyesuaian diri. Hubungan antar manusia secara luas mencoba menemukan, mengidentifikasi masalah dan membahas untuk mendapatkan pemecahan masalah.

Human Relations sebagai Ilmu Pengetahuan adalah suatu pemahaman mengenai suatu sosiologi yang konkret karena meneliti situasi kehidupan, khususnya masalah interaksi dengan pengaruh dan psikologisnya. Jadi, interaksi mengakibatkan dan menghasilkan penyesuaian diri secara timbal balik yang mencakup kecakapan dalam penyesuaian dengan situasi baru. Erat kaitannya dengan interaksi antara dua atau lebih individu manusia dan perilaku individu yang satu mempengaruhi, mengubah, dan memperbaiki perilaku individu lain atau sebaliknya. Dengan kata lain Human Relations berkaitan dengan Komunikasi Antar Personal karena bersifat dialogis yang mana masing-masing tahu, sadar dan merasakan efeknya.

Human Relation merupakan salah satu fungsi manajemen, yang bertujuan untuk mengembangkan hubungan baik antara lembaga atau organisasi dengan publiknya, mengevaluasi prilaku public, dengan membuat perencanaan, kebijakan-kebijakan, menggunakan komunikasi yang jelas agar public dapat memahami dan menerima rencana atau program yang sudah dibuat. Atau bisa juga mempunyai arti sebagai komunikasi persuasif secara tatap muka untuk menggugah kegairahan dan kegiatan bekerja dengan semangat yang produktif dengan perasaan bahagia pada kedua belah pihak, baik manajer maupun karyawan dan atau orang lain yang ada hubungannya dengan orang lain. Jadi, Human Relations dalam manajemen berkaitan erat dengan tipe-tipe kepemimpinan dan ciri-ciri kepimpinan yang baik dimana efeknya adalah kepada kelangsungan suatu organisasi/perusahaan tersebut.

Peran  human relation sangat menentukan aktifitas organisasi dalam mencapai tujuannya. Oleh karena itu, human relations  harus memiliki evaluasi prestasi kerja bagi seluruh orang-orang yang ada di dalam organisasi, sehingga organisasi tersebut dapat mengetahui sejauh mana tingkat pencapaian prestasinya dan hal ini dapat dijadikan tolak ukur untuk pemberian kompensasi, pengembangan potensi diri serta perbaikan lingkungan kerja dalam melakukan inovasi yang akhirnya akan meningkatkan motivasi dan juga meningkatkan prestasi kerjanya, maka organisasi harus memberikan insentif atau membuat kebijakan tertentu dalam rangka memotivasi pegawainya, agar dapat memberikan kontribusi balikan kepada organisasi, yaitu berupa prestasi kerja yang tinggi.

Tujuan Human Relations dalam manajemen adalah :

·         Merupakan kegiatan yang bertujuan untuk memperoleh kepercayaan dari publik atau masyarakat.

·         Memiliki sasaran untuk menciptakan opini public yang bisa diterima dan menguntungkan semua pihak.

·         Merupakan unsur penting dalam manajemen guna mencapai tujuan sesuai dengan harapan perusahaan.

·         Untuk menciptakan hubungan yang harmonis antara perusahaan dengan publiknya baik internal maupun eksternal.

Internal Branding

            Kegiatan komunikasi perusahaan yang berorientasi internal, Perusahaan mengkomunikasikan kepada karyawannya segala aspek dalam membangun merek, sehingga pada karyawannya terbentuk perilaku yang sesuai dengan misi merek itu sendiri. Manfaat Internal Branding adalah Jika internal branding berhasil dijalankan dengan baik, dan disinergikan dengan strategi eksternal maka  perusahaan dapat menjangkau khalayak yang lebih luas dan mendapatkan loyalitas, baik itu mitra, aliansi strategis, pemegangs aham, pelanggan, dan tentu saja karyawan. Dalam jangka panjang juga akan meningkatkan value dari perusahaan.

            Alat komunikasi dalam Internal Branding adalah berupa media internal meliputi :

1.      Manual Handbook

2.      News Clipping (Guntingan Berita)

3.      Surat (Memo Internal)

4.      Telepon Internal Bebas Pulsa (Extention Telephone Number)

5.      Rapat dan Telekonferensi

6.      Newsletter

7.      Papan Pengumuman

8.      Poster

9.      Kotak Saran

10.  Rak informasi

Aliran Komunikasi dalam Internal Branding menurut Pace &Faules, 2005:

1. Kepercayaan
2. Pembuatankeputusanbersama
3. Kejujuran
4. Keterbukaandalamkomunikasikebawah
5. Mendengarkandalamkomunikasikeatas
6. Perhatianpadatujuan-tujuanberkinerjatinggi

Sifat aliran Komunikasi dalam Internal Branding :

1. Informasi tidak mengalirsecara harfiah. Kenyataannya, informasi sendiri tidak bergerak
2. Penciptaan, penyampaian, dan interpretasi pesan merupakan proses yang mendistribusikan pesan-pesan ke seluruh organisasi.
3. Aliran informasi dalam suatu organisasi, sebenarnya adalah suatu proses dinamik, dalam proses inilah pesan-pesan secara tetap dan berkesinambungan diciptakan, ditampilkan dan diinterpretasikan.  Proses ini berlangsung terus dan berubah secara konstan.

Pola Aliran Komunikasi dalam Internal Branding :

1. Pola Roda : Mengarahkan seluruh informasi kepada individu yang menduduki posisi sentral
2. Pola Lingkaran :Memungkinkan semua anggota berkomunikasi satu dengan yang lainnya hanya melalui sejenis sistem pengulangan pesan.

Arah Aliran Komunikasi dalam Internal Branding :

1. Arah aliran informasi menunjukkan bagaimana anggota organisasi melakukan interaksi dan berkomunikasi
2. Arah aliran informasi dalam organisasi terdiri dari: Komunikasi ke bawah, ke atas, horisontal,  dan komunikasi lintas saluran

Komunikasi ke Bawah : Informasi mengalir dari jabatan berotoritas tinggi kepada yang berotoritas rendah.

Komunikasi ke Atas : Informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi.

KomunikasiHorisontal : Komunikasi horisontal terdiri dari penyampaian informasi di antara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja yang sama.

KomunikasiLintasSaluran : Berawal dari munculnya keinginan pegawai untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional dengan individu yang tidak menduduki posisi atasan atau bawahan mereka.

Hambatan Komunikasi dalam Internal Branding :

1. Penyaringan : dipengaruhi rasa takut yang disebabklan pesan yang disampaikan adalah berita buruk.
2. Persepsi selektif : Kita menerjemahkan sandi dari suatu pesan, penerima menyesuaikannya dengan harapan mereka sendiri ke dalam komunikasi.
3. Kelebihan informasi : Jika terjadi kelebihan informasi maka seseorang cenderung membuang, mengabaikan, mengalihkan atau bahkan melupakan informasi tersebut.
4. Emosi : Pesan akan berubah makna jika pada saat kondisi emosi penerima tidak baik. Pada saat keadaan emosi sedang marah atau bingung, pesan yang diterima akan berbeda maknanya.
5. Bahasa : seseorang tidak menyadari bahwa bahasa yang telah dimodifikasi tersebut digunakan pada kelompok lain yang tidak menganggap bahasa tersebut sama dengan apa yang mereka maksudkan.
6. Kesulitan komunikasi : karena menderita kegelisahan yang dapat melemahkan mereka dalam berkomunikasi yang efektif. Penderitanya biasanya merasakan ketegangan dan kegelisahan yang tidak semestinya dalam berkomunikasi baik lisan maupun tertulis ataupun keduanya.